i-Kfz für Händler: Was ein Autohaus digital zulassen darf

Was darf ein Autohaus mit i-Kfz heute digital zulassen?

i-Kfz für Händler heißt seit September 2023: Auch juristische Personen wie Autohäuser können die Online-Portale der Zulassungsbehörden nutzen, angemeldet über das Unternehmenskonto mit ELSTER-Zertifikat. Das gilt für Vorgänge auf den eigenen Betrieb. Wer Kundenfahrzeuge online zulässt, braucht die Großkundenschnittstelle des Kraftfahrt-Bundesamtes, als Großkunde ab mehr als 500 Vorgängen im Jahr.

Ein Vorführwagen soll auf den Betrieb laufen, ein Kunde wartet auf seinen Gebrauchten, und zwischendurch fragt jemand, ob man „das nicht einfach online machen“ könne. Die ehrliche Antwort lautet: teils, teils. Was ein Autohaus selbst im Portal erledigen darf, was nur über eine Schnittstelle geht und wo weiterhin der Schalter wartet, ordnet dieser Ratgeber ein. Dazu gehört auch der Weg, den Betriebe ohne eigene Registrierung über ein Partnerkonto bei DeutschlandZulassung gehen.

Was hat sich mit i-Kfz Stufe 4 für Händler geändert?

Bis 2023 war die Online-Zulassung vor allem ein Angebot für Privatleute. Mit Stufe 4 können erstmals auch juristische Personen Zulassungsvorgänge über die i-Kfz-Portale abwickeln (Bundesministerium für Verkehr, Internetbasierte Fahrzeugzulassung). Die Länder und Kommunalverwaltungen stellen diese Portale bereit; erreichbar sind sie über die Internetseite der jeweils zuständigen Zulassungsbehörde. Ein zentrales Portal des Bundes gibt es dafür nicht.

Für Unternehmen gilt eine eigene Anmeldung. Juristische Personen benötigen das Unternehmenskonto BUND mit ELSTER-Zertifikat; die Stadt Münster beschreibt in ihrem Leitfaden, wie man sich im Portal als juristische Person identifiziert und dann auf das Unternehmenskonto mit ELSTER-Zertifikat und Passwort weitergeleitet wird (Stadt Münster, Leitfaden i-Kfz für juristische Personen). Die Online-Ausweisfunktion mit sechsstelliger PIN, die Privatleute brauchen, spielt dabei keine Rolle. Klingt einfach? Für eigene Fahrzeuge ist es das auch.

Welche Vorgänge darf ein Autohaus im i-Kfz-Portal selbst erledigen?

Das Portal der Zulassungsbehörde ist für Vorgänge gedacht, bei denen der Betrieb selbst Halter ist oder wird. Der Kreis Steinfurt formuliert es ausdrücklich: Juristische Personen können das Portal „für eigene Zulassungsvorgänge“ nutzen, sofern die dafür nötigen Fahrzeugdokumente die Sicherheitscodes tragen (Kreis Steinfurt, Informationen zu i-Kfz). Für ein Autohaus sind das etwa Vorführwagen, Werkstattersatzwagen oder Firmenfahrzeuge. Neuzulassung, Umschreibung, Wiederzulassung und Abmeldung sind online möglich, soweit die Papiere die verdeckten Sicherheitscodes tragen: den Fahrzeugschein ab dem 1. Januar 2015 oder den Fahrzeugbrief ab dem 1. Januar 2018, je nach Vorgang.

Sandra aus Münster leitet den Innendienst eines Autohauses. Drei Vorführwagen, darunter ein Audi A4, sollen auf den Betrieb zugelassen werden, und für einen ausgemusterten Werkstattwagen steht die Abmeldung an. All das darf sie im Portal der Zulassungsbehörde erledigen, angemeldet mit dem Unternehmenskonto. Am selben Nachmittag möchte ein Kunde seinen gerade gekauften Gebrauchtwagen zugelassen haben. Genau hier endet der Weg über das Portal, denn dieses Fahrzeug soll nicht auf das Autohaus laufen, sondern auf den Kunden.

Welcher digitale Weg für welchen Vorgang im Autohaus gedacht ist

Vorgang	Digitaler Weg	Voraussetzung
Fahrzeug läuft auf den eigenen Betrieb	i-Kfz-Portal der zuständigen Zulassungsbehörde	Unternehmenskonto mit ELSTER-Zertifikat, Papiere mit Sicherheitscodes
Kundenfahrzeug, mehr als 500 Vorgänge im Jahr	eigene Registrierung an der Großkundenschnittstelle	juristische Person des Privatrechts, Registrierung beim Kraftfahrt-Bundesamt, eigene Software
Kundenfahrzeug, weniger Vorgänge	als Vertragspartner eines Großkunden	Zusatzvereinbarung nach § 34 Abs. 3 Nr. 4 FZV, Freigabe durch das Kraftfahrt-Bundesamt
Fahrzeug nur mit ausländischen Papieren	kein Online-Weg	Antrag bei der Zulassungsstelle vor Ort

Kann die Kundschaft i-Kfz nicht einfach selbst nutzen?

Sie kann, wenn sie alles dafür mitbringt. Für Privatleute verlangt i-Kfz einen Personalausweis, eine eID-Karte oder einen elektronischen Aufenthaltstitel mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion und sechsstelliger PIN, dazu ein Smartphone mit AusweisApp oder ein Kartenlesegerät; ersatzweise die BundID mit ELSTER-Zertifikat. Das Smartphone dient dabei als Lesegerät für den Chip des Ausweises und braucht NFC. Wer seine PIN vergessen oder die Funktion nie aktiviert hat, muss ins Bürgeramt: Den PIN-Rücksetzbrief kann man seit dem 1. Februar 2024 nicht mehr online bestellen.

Für den Verkauf ist das ein Risiko. Scheitert der Kunde zu Hause an der PIN, landet die Zulassung wieder beim Autohaus, nur später und mit mehr Rückfragen. Deshalb lohnt es sich, den digitalen Weg so zu legen, dass der Betrieb ihn steuert und der Kunde nur noch das tut, was nur er tun kann: sich ausweisen und unterschreiben.

Warum reicht i-Kfz für Kundenfahrzeuge nicht aus?

Weil das Portal dafür nicht gebaut ist. Für Anträge in fremdem Namen hat das Kraftfahrt-Bundesamt die Großkundenschnittstelle geschaffen. Großkunden im Sinne der Fahrzeug-Zulassungsverordnung sind juristische Personen des Privatrechts, die regelmäßig mehr als 500 Zulassungsanträge pro Jahr über die Schnittstelle stellen (KBA, Registrierung als Großkunde). Das Amt unterscheidet dabei ausdrücklich Dienstleister, die neben der Zulassung auf sich selbst auch Zulassungen auf Dritte vornehmen. Das Bundesministerium nennt Autohäuser als Beispiel für solche juristischen Personen mit vielen Zulassungsvorgängen.

Die Registrierung setzt einiges voraus. Sie erfordert einen Zugang zum Unternehmenskonto von ELSTER und damit eine deutsche Steuernummer (KBA, Fragen und Antworten zur GKS). Dazu kommt eine Software, die die Anträge an die Schnittstelle übermittelt; das Kraftfahrt-Bundesamt stellt nur die Schnittstelle bereit. Ein Autohaus mit zwanzig Zulassungen im Monat liegt unter der Grenze von 500 im Jahr; für diesen Betrieb bleibt die eigene Registrierung verschlossen. Was dann? Zwei Wege bleiben: der Schalter der Zulassungsstelle oder der Antrag über einen Großkunden, der die Registrierung schon hat.

Wie funktioniert der Weg als Vertragspartner eines Großkunden?

Die Fahrzeug-Zulassungsverordnung sieht ausdrücklich vor, dass ein Großkunde Vertragspartner hat, die in seinem Namen Anträge stellen; er muss sie bei der Registrierung benennen (§ 34 Abs. 3 Nr. 4 FZV). Genau darauf baut ein Partnerkonto auf. Der Betrieb unterschreibt im Portal eine Zusatzvereinbarung, wird beim Kraftfahrt-Bundesamt gemeldet, und das Amt gibt das Konto für Anträge frei. Eine eigene Schnittstelle, eigene Zertifikate oder eine eigene Software braucht der Betrieb dafür nicht.

Im Alltag läuft ein Vorgang dann so: Der Betrieb legt ihn im Portal an, im Browser, oder die Kundschaft bestellt selbst über das Widget auf der Website des Betriebs. Der Halter weist sich per App beim Vertrauensdienst aus und unterschreibt die Vollmacht und, wo nötig, das SEPA-Mandat für die Kfz-Steuer mit einer qualifizierten elektronischen Signatur; eine Ausweis-PIN braucht er dafür nicht. Den Antrag stellt der Großkunde digital über die Großkundenschnittstelle bei der zuständigen Zulassungsstelle und klärt auch deren Rückfragen. Zum Schluss druckt der Betrieb den vorläufigen Zulassungsnachweis aus dem Portal aus.

Aus der Praxis bei DeutschlandZulassung: Lassen Sie den Link zur Unterschrift am besten noch am Tresen öffnen, solange der Kunde da ist. Dann liegt der Ausweis griffbereit, und der Vorgang wartet nicht auf eine E-Mail, die erst abends gelesen wird.

Welche Unterlagen und Codes brauchen digitale Zulassungen?

Online ändert sich der Weg, nicht der Inhalt des Antrags. Zu jeder Zulassung gehören der Ausweis des Halters (beim Reisepass zusätzlich eine Meldebescheinigung), die eVB-Nummer der Versicherung, die Zulassungsbescheinigung Teil II und ein SEPA-Lastschriftmandat für die Kfz-Steuer. Bei gebrauchten Fahrzeugen kommen die Zulassungsbescheinigung Teil I und der Nachweis einer gültigen Hauptuntersuchung dazu; läuft das Fahrzeug auf eine Firma, ein Register- oder Gewerbenachweis. Je nach Fall verlangt die Zulassungsstelle weitere Unterlagen.

Die Sicherheitscodes sind die eigentliche Schwelle. Jeder Online-Weg braucht sie, das Portal der Behörde genauso wie die Großkundenschnittstelle; sind die Papiere älter als die Stichtage oben, bleibt der Gang zur Zulassungsstelle. Bei einem Kennzeichenwechsel und bei der Abmeldung kommen die Codes unter den Siegeln der Kennzeichen hinzu. Ein Fahrzeug, das nur ausländische Papiere hat, lässt sich gar nicht online zulassen.

Was kosten digitale Zulassungen im Vergleich zum Schalter?

Die Gebühren der Zulassungsbehörde stehen in der Gebührenordnung für Maßnahmen im Straßenverkehr, gelten bundesweit einheitlich und sind über das Internet niedriger als am Schalter. Das gilt für jeden Weg über das Internet, also auch für Anträge über die Großkundenschnittstelle.

Hauptgebühren der Zulassungsbehörde nach GebOSt, am Schalter und über das Internet

Vorgang	am Schalter	über das Internet
Zulassung, auch Wiederzulassung	30,00 € (Nr. 221.1)	12,80 € (Nr. 221.1.1)
Halterwechsel im selben Bezirk, Kennzeichen bleibt	24,20 € (Nr. 221.8)	10,40 € (Nr. 221.8.1)
Abmeldung (Außerbetriebsetzung)	15,90 € (Nr. 224.1)	2,10 € (Nr. 224.2)

Das sind Hauptgebühren. Im Bescheid kommen Posten wie Plakettenträger, Klebesiegel und bei einem neuen Halter der Fahrzeugbrief und sein Versand dazu; eine Anmeldung mit neuem Kennzeichen ergibt über das Internet vorläufig 28,60 €. Den genauen Betrag setzt die Zulassungsstelle im Gebührenbescheid fest. Im Partnerkonto kommen die Abwicklung je Zulassungsvorgang und die Identifizierung des Halters hinzu; eine Grundgebühr gibt es nicht, und die Gebühr der Zulassungsstelle streckt der Betrieb nicht vor, sie wird mit der wöchentlichen Sammelrechnung belastet.

Welcher Weg passt zu welchem Betrieb?

Die Grenze von 500 Vorgängen im Jahr sortiert die Betriebe fast von selbst. Ein großes Autohaus oder ein Zulassungsdienst mit vielen Vorgängen kann über die eigene Registrierung nachdenken; es übernimmt dann auch die Software, die Pflege der Anbindung und die Rückfragen der Zulassungsstellen selbst. Für die meisten Gebrauchtwagenhändler, Werkstätten und kleineren Autohäuser liegt die Grenze außer Reichweite. Sie wählen zwischen dem Schalter und einem Großkunden als Partner.

• Gebrauchtwagenhändler: Halterwechsel und Anmeldungen der verkauften Fahrzeuge, dazu gelegentlich Abmeldungen von Inzahlungnahmen.
• Werkstätten: Ummeldungen und Schilder für die Stammkundschaft, wenn ein Kunde umzieht oder ein neues Kennzeichen braucht.
• Zulassungsdienste: alle Vorgänge ihrer Auftraggeber, oft aus mehreren Zulassungsbezirken.
• Autohäuser mit Neuwagen: Erstzulassungen für Kunden, dazu eigene Vorführwagen, die über das Portal auf den Betrieb laufen können.

Die Entscheidung ist keine Glaubensfrage; sie folgt aus der Menge und daraus, wer im Betrieb die Arbeit am einzelnen Vorgang übernehmen soll. Mit einem Partnerkonto nimmt der Betrieb die Angaben auf, den Rest führt der Großkunde zu Ende. Eine Mindestabnahme gibt es dabei nicht.

Fazit

Seit September 2023 darf ein Autohaus Vorgänge auf den eigenen Betrieb im i-Kfz-Portal der Zulassungsbehörde erledigen, mit dem Unternehmenskonto und ELSTER-Zertifikat. Kundenfahrzeuge laufen digital über die Großkundenschnittstelle; die eigene Registrierung dort setzt mehr als 500 Vorgänge im Jahr voraus.

Ihr nächster Schritt: Liegen Sie unter dieser Grenze, legen Sie ein Partnerkonto bei DeutschlandZulassung an und werden Sie Vertragspartner nach § 34 Abs. 3 Nr. 4 FZV. Wir sind beim Kraftfahrt-Bundesamt als Zulassungsdienst zugelassen und geben Ihren Antrag dort digital ab.